Информационные системы управления в деревообработке

После внедрения такой системы каждый сотрудник работает с одной и той же объединенной в сеть информацией. Это сокращает время работы с информацией и позволяет избегать несоответствия между введенными в систему данными. Информация в интегрированную систему вводится один раз, так как для работы всех подразделений используется одна и та же база данных. Система автоматически трансформирует информацию и распространяет среди разных приложений. При правильном выборе и установке такой системы деревообрабатывающее предприятие может достичь существенной экономии на издержках.

Например, внедрение системы планирования ресурсов предприятия (ERP – enterprise resource planning) позволило комбинату Albertson Stores Mill ежегодно экономить около $400 000 за счет сокращения затрат на персонал и логистику. Комбинат Albertson Stores Mill является подразделением компании Albertsons Inc., одной из крупнейших в США торговых розничных сетей. Albertson Stores Mill, на котором работают 130 сотрудников, производит торговое оборудование для магазинов материнской компании: стенды, полки и столы. Установленная ранее на предприятии система управления производством не обеспечивала постоянного обновления информации и состояла из отдельных электронных таблиц и баз данных, работающих под управлением операционных систем DOS и Windows.

Каждое приложение обеспечивало только одну функцию, такую как закупки или планирование. Компания пыталась разработать интерфейс для передачи данных между приложениями автоматически, однако эта работа ограничивалась несовместимостью между приложениями DOS и Windows. Большую часть времени занимал ручной перенос данных из одного приложения в другое. Из-за того, что информация в разных приложениях обновлялась неодновременно, ее часто не хватало менеджменту для принятия решений. Например, из-за того, что ввод информации о необходимом персонале занимал неделю, недавно заполненные рабочие места все еще оставались в плане найма работников. Кроме того, несмотря на то, что комбинат пытался выполнять обычные заказы в срок от четырех до шести недель, только сбор информации мог занимать две недели.

Еще две недели были необходимы для получения материалов, а на само производство оставалось совсем немного времени. Чтобы оптимизировать процесс обработки заказов, Albertson Stores Mill решил заменить существующую систему, представлявшую собой лоскутное одеяло, интегрированной информационной системой. После того, как был сформирован список из 15 критериев, начался поиск предложений в Интернете. Было найдено 10 программ, которые отвечали базовым требованиям. Потом отобраны три компании, представителей которых пригласили для демонстрации своих продуктов. В результате демонстрации наиболее подходящей выглядела система Visual Manufacturing, поставляемая компанией Lilly Software Associates. Кроме того, другие клиенты Lilly благоприятно отзывались как о самой программе, так и о дальнейшей поддержке.

Информационная интеграция в деревообработке

После установки программы производственный процесс компании немного изменился. Теперь, когда компания получает клиентский заказ, он немедленно поступает в соответствующий модуль, который выделяет из заказа необходимое для его выполнения сырье и делает доступной эту информацию для системного модуля ERP. Один или два раза в день агент по закупкам проверяет модуль ERP, где указаны текущая потребность комбината в сырье. Просматривая модуль складских запасов, агент может точно увидеть, какое количество сырья уже имеется на складе комбината. Программа Visual объединяет наиболее востребованное сырье, использующееся на разных участках производства, в единый заказ, что позволяет получать при закупках дополнительные скидки. После этого процесс перемещается в область планирования. Программа предлагает два варианта планирования: вперед от текущего дня и назад от даты окончания работ. Специалисты компании устанавливают срок, который интересует клиента (обычно через четыре недели от текущего дня), и получают план, сформированный назад от этой даты. В планировании участвуют три подразделения предприятия: производство заготовок, сборка и окраска. Модуль планирования содержит информацию о том, сколько времени требуется каждому подразделению для выполнения своей работы.

Менеджмент компании всегда в курсе, когда будет завершена работа на том или ином участке, так как в системе содержится информация о каждом дне каждого этапа. Кроме того, производственный процесс контролируется за счет настраиваемого окна, в котором объединяется вместе вся информация, необходимая для понимания состояния рабочего процесса. На один экран выводится информация о количестве сырья на складе, о том, какие виды работ уже выполнены и когда планируется завершить оставшуюся работу. Например, если сборочный цех отметил в системе, что работа выполнена, это означает, что началась работа цеха окраски. В настраиваемом окне менеджмент может увидеть, когда цех окраски завершит работу, исходя из участвующего в процессе количества рабочих. До внедрения интегрированной системы, когда компания использовала несколько отдельных программ, изменения цен на сырье или стоимости трудовых ресурсов проявлялись лишь через две-три недели. Поэтому иногда при составлении прайс-листов использовалась информация шестимесячной давности. А так как никто не мог гарантировать, что цены обновляются достаточно оперативно, менеджмент добавлял к ценам дополнительные 5%. После внедрения системы все изменения закупочных цен стали моментально отображаться во всех приложениях, поэтому каждый пользователь системы всегда точно знает текущие цены. Это позволило компании убрать пятипроцентную надбавку и снизить цены на собственную продукцию. В целом применение Visual Manufacturing позволило улучшить коммуникации между разными производственными участками и повысило эффективность деревообрабатывающего комбината Albertson Stores Mill за счет многочисленной экономии на прямых затратах.

Российские разработки

В России разработками и внедрением систем ERP занимаются достаточно много компаний. По количеству внедрений интегрированных систем среди деревообрабатывающих предприятий лидируют компании «Галактика» и «Неосистемы Северо-Запад». Компания «Галактика» является разработчиком одноименной системы, которая уже внедрена в Тихвинском комплексном леспромхозе, Пермском фанерном комбинате, Соломбальском ЦБК, Архангельском ЛДК №3, Сыктывкарском фанерном заводе, мебельной фирме «Прогресс», компании «Северсталь-Мебель», в ХК «Вологодские лесопромышленники». Компания «Неосистемы Северо-Запад» является разработчиком системы «Неосистемы: Лесозавод», которую используют «Сегежский ЛДК», «Медвежьегорский ЛПХ», «Карелия ДСП», «Кондопожское ЛПХ», «Юшкозерское ЛПХ», «Ильинский лесопильный завод».

Как отмечает руководитель Департамента продаж корпорации «Галактика» Алексей Петрушов, чаще всего деревообрабатывающие компании интересуются комплексным подходом к автоматизации своих бизнес-процессов. «Наиболее значимые задачи – это управление логистикой (сбыт, снабжение, склад), учет и планирование в производстве, где формирование планов производства осуществляется с учетом текущего портфеля заказов, а также планов сбыта. При этом планы снабжения напрямую привязаны к производственным планам», – отмечает он. По словам Сергея Кузнецова, начальника отдела информационных технологий «Сегежского ЛДК», использующего ERP модуль «Лесопильное предприятие – склад готовой продукции» производства компании «Неосистемы», причиной установки этой интегрированной системы стала неудовлетворенность менеджмента работой старой «ДОСовской» системы. Установка программы заняла около полугода.

«Было проведено предварительное обследование бизнес-процессов предприятия, – говорит Сергей Кузнецов. – Специалисты «Неосистем» изучили функции старой программы и перенесли их с дополнениями и изменениями в новую». В результате, по оценкам специалистов «Сегежского ЛДК», достоверность данных возросла минимум на 20%, а время создания отчетов сократилось с 180 до 5 минут. Стоимость внедрения модуля «склад готовой продукции» составила около 350 тысяч рублей. Кроме того, «Сегежский ЛДК» ежемесячно платит 9 тысяч рублей за постоянную техническую поддержку. Точно оценить стоимость внедрения комплексной ERP системы, охватывающей всю деятельность деревообрабатывающей компании, без изучения реальной ситуации не берется никто. «Стоимость проекта не зависит напрямую от общего количества работающих людей на предприятии, скорее оно зависит от количества автоматизированных рабочих мест и состава решаемых задач», – отмечает Алексей Петрушов.

Приблизительная стоимость комплексного проекта, рассчитанного на 25 рабочих мест, в состав которого входит и программное обеспечение, и пуско-наладочные работы, и обучение в авторизованном учебном центре, может варьироваться от $25 тысяч до $100 тысяч. При этом стоимость ежемесячного абонентского обслуживания может составлять от 1% до 3% стоимости лицензий системы, в зависимости от состава опций, входящих в пакет технической поддержки. За это, отмечает А. Петрушов, владелец «Галактики» получает сокращение затрат в размере от 10% до 15% годового оборота компании, снижение дебиторской задолженности на 20%, а также снижение уровня неликвидных запасов на складе на 15%.

Выбор и установка ERP

Чтобы понять, нужна ли вам интегрированная информационная система управления, попробуйте проанализировать существующий в вашей компании документооборот. Пройдите по всей его цепочке, которая начинается с запроса клиента, ведет к инженерам, потом на производство и в конце концов завершается поступлением денег от клиента. Поговорите с каждым, кто участвует в этом процессе – от отдела продаж до производства. Потом соберите все их пожелания на одной странице и определите, чего вы хотите добиться в первую очередь, а что – во вторую. При выборе ERP рекомендуется отдавать предпочтение тем решениям, которые разработаны с учетом отраслевых особенностей. Они скорее всего будут эффективнее универсальных систем. Определите, какие конкурентные преимущества вы получите в результате внедрения предлагаемой системы.

Оцените, насколько данный поставщик системы понимает ваши потребности. Неважно, как внедрение этой системы помогло другим компаниям, важно, как она может помочь вам. Всегда помните, что информационные системы управления предприятием являются лишь инструментом повышения прибыльности, поэтому надо трезво оценивать возврат вложенных в систему средств. Сформируйте рабочую группу по внедрению системы. Определите, кто будет работать с выбранным поставщиком системы. Проведите испытание системы. Выберите день, когда в офисе не будет сотрудников и рабочая группа беспрепятственно сможет с утра до вечера тестировать систему. Если вы все еще не уверены в работоспособности системы, договоритесь с поставщиком о расширенном испытании системы, во время которого вы сможете ввести в систему реальные клиентские заказы и счета. Внимательно выслушайте мнения пользователей системы и постарайтесь понять, где – обычное сопротивление нововведениям, а где – реальные проблемы.

Установите сроки пошагового внедрения системы. Если рабочая группа будет уделять внедрению системы по одному часу в неделю, то полное внедрение затянется надолго. В итоге будет снижаться и энтузиазм сотрудников, и эффективность их работы. Перед тем как приступить к внедрению системы, следует обратить внимание на следующие факторы:

1. Определите, какова стоимость расширения системы, ее модернизации, а также текущей поддержки. Хорошим способом заранее определить затраты может стать заключение договора о поддержке системы.

2. Определите, как будут строиться ваши долговременные отношения с поставщиком информационной системы. Возможно, что пройдет несколько дней, прежде чем вы поймете, что система оказалась очень сложной. Иногда это вопрос возможностей системы, но чаще всего – проблема коммуникаций между вами и поставщиком.

3. Если вы приобретаете систему у дистрибьютора, узнайте, какие у него отношения с разработчиком. Убедитесь, что в дальнейшем вы получите поддержку системы и возможность ее модернизации.