Сертификация систем менеджмента

При том, что причины внедрения CМК или СЭМ у разных компаний могут быть разными, уже сложилось общее понимание того, зачем предприятиям нужно внедрять такие системы. В основном, выделяют следующие причины:

- Внедрение систем менеджмента в соответствии со стандартами ISO на общекорпоративном уровне позволяет стандартизировать корпоративную политику компании, процесс принятия стратегических решений, взаимодействие внутри корпорации, обучение персонала, отчетность, процедуры проведения аудита и другие элементы деятельности, необходимые для успешного функционирования современной корпорации, которая хочет улучшить свои показатели деятельности и успешно конкурировать на рынке.

- Стандарты ISO признаны во всем мире и определяют основу для постоянного улучшения деятельности предприятия, будь то система менеджмента качества (ISO 9001) или экологического менеджмента (ISO 14001).

- Эффективное внедрение системы экологического менеджмента представляет собой первый шаг к сертификации по стандартам, специфическим для лесопромышленной отрасли (FSC, PEFC, SFI и др.).

Большинство предприятий лесопромышленного комплекса во всём мире, проходящих лесную сертификацию, уже внедрили систему экологического менеджмента в соответствии со стандартом ISO 14001. Этот аспект является наиболее важным для российских компаний, так как многие из них часто планируют пройти лесную сертификацию, минуя внедрение системы экологического менеджмента и упуская, таким образом, все те преимущества, которые можно получить, если внедрить эту систему до прохождения лесной сертификации.

Важным обстоятельством, побуждающим компании внедрять системы экологического менеджмента и менеджмента качества, являются требования о соответствии стандартам со стороны поставщиков и партнеров, уже прошедших сертификацию. Вступление России в ВТО определяет необходимость внедрения системы экологического менеджмента российскими лесопромышленными компаниями, поскольку в ВТО экологический менеджмент рассматривается как необходимый элемент операционной деятельности компаний.

Кроме того, большинство предприятий лесопромышленного комплекса начали внедрять систему менеджмента качества в соответствии со стандартом ISO 9001 там, где продажи и удовлетворенность потребителей стояли на первом месте. Наличие четко определенных функций и ответственности, а также программ, направленных на постоянное улучшение, обычно положительно воспринимается как работниками, так и руководством.

Это приводит компанию к необходимости всерьез рассматривать свою систему экологического менеджмента, разработанную в соответствии со стандартом ISO14001, как способ решения проблем, связанных с экологическими показателями деятельности.

Использование систем менеджмента ISO на предприятиях ЛПК

Лесопитомники

ISO 9001 часто внедряется в лесопитомниках, так как технические проблемы могут привести к потере всех посевов и, как следствие, к финансовым потерям, связанным с возобновлением леса. ISO 14001 также может внедряться для управления вопросами обращения с химическими материалами и удобрениями, использующимися для роста саженцев.

Лесопользование

Отдел/компания по лесопользованию обычно внедряет систему менеджмента в соответствии с ISO 14001 и ISO 14061, если в дальнейшем внедрять планируется систему устойчивого лесопользования и пройти сертификацию по таким стандартам, как FSC, PEFC, SFI. Система, построенная  в соответствии с ISO 14001, помогает в решении проблем, связанных с планированием, рубкой, заготовкой и транспортировкой.

Лесозаготовка

Если подразделение лесозаготовки отделено от лесопользования, то там обычно внедряется система экологического менеджмента для контроля над экологическими проблемами и система менеджмента качества для обеспечения качества леса, документации и т.д.

Лесопилка

На лесопилке обычно сначала внедряют ISO 9001, а затем, когда система менеджмента качества работает эффективно, ISO 14001. Обе системы в основном направлены на решение повседневных вопросов в области управления производством и контроля продукции/отходов, мониторинга, внутренних аудитов и отчетности перед руководством.

Целлюлозно-бумажное производство

Большинство целлюлозно-бумажных компаний в первую очередь внедряют систему менеджмента качества на основе ISO 9001 в связи с технически сложным производственным процессом.

СМК облегчает процесс обучения персонала, обеспечивает соответствие нормативным требованиям и снижает количество технических ошибок (путем отслеживания источников проблем). Все это приводит к снижению издержек и повышает удовлетворенность потребителей. ISO 14001 обычно внедряют для решения проблем, связанных с обращением с химикатами, сточными водами, выбросами в атмосферу и т.д.

Продукция деревообрабатывающей промышленности

Компании, производящие такие изделия, как окна, двери, картонные коробки и т.д., обычно внедряют ISO 9001 для того, чтобы обеспечить качество конечной продукции и, тем самым, удовлетворенность потребителя.

Переработка

Для перерабатывающих компаний ISO 14001 является приоритетом, так как в процессе производства используется большое количество химикатов. ISO 9001 внедряется для обеспечения качества производственных процессов.

Центральный офис компании

Центральный офис компании может быть вовлечен во внедрение ISO 9001 и/или ISO 14001 с точки зрения управления (управление процессом, выделение бюджета и ресурсов), участия в программах экологического менеджмента и менеджмента качества, рабочих группах, процессе мониторинга, анализа со стороны руководства.

В России за последние несколько лет появился огромный объем информации в области лесной сертификации, и всё больше компаний проявляют к ней интерес. Однако немногие из них используют опыт западных компаний, которые внедряют систему экологического менеджмента (СЭМ) перед внедрением системы менеджмента устойчивого лесопользования.

Среди российских компаний, внедривших СЭМ в соответствии со стандартом ISO 14001 – ОАО Архангельский ЦБК, ЗАО Каменногорская фабрика офсетных бумаг, ООО Неманский ЦБК, Санкт Петербургская бумажная фабрика Гознака, ОАО Светогорск.

Около 60% канадских лесоводческих предприятий сертифицированы по стандартам ISO

Сертификация в Канаде (Декабрь 2004  - млн. га)

ISO 14001 (Международный) 134,8

CSA (Канадский) 47,3

SFI (Американский) 35,5

FSC (Международный) 4,3

Итого 221,9

Источник: Canadian Forest Management Certification Status Report, Декабрь 2004

Стремление западных компаний лесопромышленного комплекса внедрить, в первую очередь, СЭМ связано с тем, что они обычно не имеют систем, необходимых для внедрения устойчивого лесопользования. Такие системы включают документооборот, стандартные операционные процедуры, оценку риска, внутренний аудит и др.

Внедрение СЭМ обеспечивает первоначальный уровень соответствия требованиям устойчивого лесопользования, и облегчает создание системы устойчивого лесопользования, специфические элементы которой (обеспечивающие сохранение биологического разнообразия, почвы и водных ресурсов, поддержание и улучшение состояния лесных экосистем, и др.) могут быть в дальнейшем включены в СЭМ.

Таким образом, после внедрения системы экологического менеджмента выполнение требований, установленных системой устойчивого лесопользования, становится более доступной задачей, требующей лишь интеграции дополнительных требований в систему.

Сертификация: практические аспекты

Сертификация систем менеджмента осуществляется сертифицирующими организациями по результатам сертификационного аудита. Подготовку к сертификации и обучение персонала в подавляющем большинстве случаев предприятия проводят с помощью компаний-консультантов, поскольку эти процессы являются достаточно трудоемкими и требуют хорошего знания соответствующих стандартов.

Подготовка к сертификации

Следует подчеркнуть, что приведение системы менеджмента в соответствие с требованиями международных стандартов ISO 9001 и/или ISO 14001 не предполагает внедрения совершенно новой системы управления. Одни организации должны будут значительно перестроить действующую систему управления, а другим потребуются изменения лишь некоторых процессов. Система управления строится в соответствии со специфическими задачами предприятия.

Приведение системы менеджмента в соответствие с международными стандартами ISO лучше осуществлять поэтапно. В качестве примера можно привести методику ПрайсвотерхаусКуперс, включающую следующие этапы:

1. Диагностика систем менеджмента организации на предмет соответствия стандартам ISO: анализ деятельности предприятия и оценка соответствия действующей системы менеджмента требованиям международного стандарта ISO, выборочный анализ документации, действующей в рамках этой системы, разработка плана-графика работ.

2. Разработка основ системы менеджмента: определение ожиданий заинтересованных сторон, обучение ключевых групп сотрудников (высшее руководство, руководители подразделений и рабочая группа) основам систем менеджмента и требованиям международных стандартов, оценка деятельности компании в целом, определение существенных аспектов деятельности и разработка Политики компании.

Определение законодательных и других нормативных требований, применимых к компании и ее деятельности и создание системы постоянного мониторинга изменений в законодательстве.

3. Определение целей и задач компании в области систем качества предприятия, разработка программ их реализации, определение ответственных, сроков выполнения и ресурсов.

4. Разработка и внедрение процедур: детальная экспертиза документации системы менеджмента и определение потребности в разработке или доработке документации. Также оказывается методическая помощь по созданию документированных процедур.

5. Создание руководства по системам менеджмента. Руководство содержит результаты проделанной работы (то есть описание внедренных процессов, ролей и ответственности и других элементов систем менеджмента) и описывает связи между элементами системы со ссылками на другие системные документы компании.

6. Внутренний аудит. На этом этапе сначала проводится обучение сотрудников компании, которые будут в дальнейшем выполнять функции внутренних аудиторов.

Затем обученные сотрудники совместно с консультантами выполняют внутренний аудит, чтобы проверить введение в действие разработанной документации системы менеджмента. Затем внутренние аудиторы готовят рекомендации по доработке системы менеджмента, и по результатам внутреннего аудита предпринимаются корректирующие действия. На данном этапе внутренние аудиторы приобретают навыки проведения аудита и составления отчетов.

7. Анализ системы менеджмента со стороны высшего руководства. Для успешного внедрения (а в дальнейшем - и функционирования) систем менеджмента необходима высокая степень участия высшего руководства.

Руководство использует данные внутренних аудитов для анализа системы менеджмента, а также оказывает помощь при подготовке заявки на сертификацию системы менеджмента.

Обучение персонала

Компании, внедряющие системы менеджмента, большое внимание уделяют вопросу обучения персонала требованиям стандартов ISO. Активное участие персонала способствует созданию такой системы управления, в которой сотрудники понимают свою роль в компании и важность своего вклада в ее работу; стремятся повысить свою квалификацию; свободно делятся знаниями и опытом и открыто обсуждают проблемы.

Хорошо обученный персонал помогает компании успешно внедрить систему менеджмента и поддерживать функционирование работающей системы менеджмента длительное время. К работе по внедрению систем менеджмента привлекаются лучшие специалисты компании, знающие специфику производства и процессы компании, обладающие высоким творческим потенциалом, коммуникативными и организационными способностями. Процесс обучения охватывает самые различные уровни компании – от высшего руководства до непосредственных исполнителей.

Процесс сертификации

Процесс сертификации по стандартам ISO проводится независимой сертифицирующей организацией и состоит из двух основных этапов:

Проверка документации

В ходе проверки документации оценивается готовность системы менеджмента к сертификации, наличие всех документов, которые требует стандарт и их соответствие стандарту.

Главными целями этого этапа является понимание структуры систем менеджмента, внедренной в компании, проведение анализа необходимой документации, а также планирование основного аудита.

По завершении проверки документации аудиторы готовят письменный отчет обо всех несоответствиях (если таковые будут обнаружены), с целью обозначения областей, в которых необходимо провести корректирующие действия.

Оценка внедрения – сертификационный аудит

Основная цель оценки внедрения – убедиться, что предприятие успешно реализует политику и процедуры систем экологического менеджмента и менеджмента качества, определенные в ходе документальной проверки.

Аудиторы проводят оценку внедрения в соответствии с требованиями стандарта проведения аудита ISO 19011, описывающего методологию проведения аудита систем менеджмента. В ходе проведения оценки внедрения аудиторы собирают и оценивают необходимую информацию, свидетельствующую о выполнении требований стандартов, обобщают все наблюдения и делают выводы, готовят заключения и отчет об оценке.

Оценка временных рамок для проведения аудита регулируется требованиями Международного форума по аудиту (IAF) и основана на количестве сотрудников, размере производства, данных о годовом производстве/потреблении и ряде других параметров. В среднем продолжительность аудита составляет 2-5 дней.

По завершении сертификационного аудита сертифицирующей организацией готовится отчет, который включает все выводы по итогам аудита со ссылкой на соответствующие доказательства. В случае успешного прохождения этих этапов компания получает сертификат соответствия системы менеджмента международному стандарту, по которому проводилась сертификация.

Надзорный аудит

Сертифицирующая организация проводит регулярные контрольные проверки (надзорные аудиты) чтобы убедиться, что сертифицированная организация продолжает соответствовать требованиям международного стандарта. Такие проверки проводятся с интервалом в 12 и 24 месяца, после окончания сертификационного аудита. Контрольные проверки включают в себя анализ деятельности компании, направленный на подтверждение соответствия установленным требованиям.

В ходе каждой контрольной проверки проверяются следующие элементы систем: процедуры систем менеджмента; существенные аспекты деятельности компании; процедуры оценки соответствия требованиям законодательства; процедуры обеспечения интересов заинтересованных лиц, включая удовлетворение жалоб, процедуры проведения внутренних аудитов и выявления несоответствий; анализ со стороны руководства. По итогам каждой контрольной проверки составляется отчет, содержащий все выявленные несоответствия. Этот отчет представляется руководству сертифицируемой организации на заключительном совещании.

Ресертификация

Как правило, срок действия сертификатов соответствия международным стандартам составляет 3 года. По истечении этого срока сертифицированные организации подлежат ре-сертификации, по итогам которой срок действия каждого сертификата может быть продлен на последующие три года.

Преимущества, которые получают компании, внедрившие СЭМ

Многие предприятия обеспокоены вопросами экономической эффективности в рамках системы экологического менеджмента.

Вопрос, по существу, сводится к тому, перекрывают ли выгоды, полученные в результате внедрения такой системы, затраты, которые несет предприятие, включая затраты на консультационные услуги, затраты на обучение и сертификационный аудит. Внедрившие системы экологического менеджмента компании отмечают, что в результате им удалось добиться:

· улучшения показателей деятельности предприятия в целом;

· систематического снижения воздействия на окружающую среду;

· снижения числа случаев нарушений природоохранительного законодательства и снижения штрафов;

· снижения производственных и эксплутационных затрат, снижение природоохранных платежей;

· улучшения отношений с государственными контролирующими органами;

· повышения инвестиционной привлекательности.

К числу преимуществ также относят повышение конкурентоспособности предприятия на внутреннем и внешнем рынках; расширение возможностей на российском рынке, связанных с ведением бизнеса с крупнейшими игроками (например, IKEA) рост удовлетворенности акционеров и сотрудников, улучшение отношений с общественностью и негосударственными природоохранными организациями, а также рост репутации, и, как следствие - рост стоимости компании.

Заключение

Каждой компании, стремящейся повысить конкурентоспособность и стоимость бизнеса и оценивающей целесообразность внедрения системы менеджмента, при принятии решения следует учесть перечисленные факторы.