Внедрение интегрированной системы управления в целлюлозно-бумажной компании

В первую очередь бухгалтерский, налоговый и международный учеты предприятий будут приведены к единым корпоративным стандартам. Затем специалисты «Илим Палп» и «БДО Юникон Консалтинг» совместно разработают единую модель производственно-хозяйственной деятельности корпорации. Работы по внедрению интегрированной системы управления ведутся одновременно на трех основных предприятиях «Илим Палп» – Котласском ЦБК, Братском и Усть-Илимском ЛПК. О реализации второго этапа по внедрении ERP-системы SAP на предприятиях «Илим Палп» – крупнейшей лесопромышленной корпорации России.

Сегодня, если компания хочет не отставать от мировых лидеров и идти в ногу с общемировыми тенденциями ведения отчетности и документооборота, ей необходимо перестраиваться и выходить на новый уровень развития, внедряя на своих предприятиях новейшие программные продукты и самые современные системы, обеспечивающие эффективное управление.

Цель нашего проекта – перевод системы учета, включая бухгалтерский, налоговый и учет по международным стандартам, на самый современный уровень автоматизации и, как следствие, повышение прозрачности и ускорение составления отчетности, налаживание оптимальных бизнес-процессов на предприятиях корпорации. В конечном счете, это позволит повысить прозрачность компании, качество управления и инвестиционную привлекательность.

Система охватит три основных предприятия корпорации: Котласский целлюлозно-бумажный комбинат, Братский и Усть-Илимский лесопромышленные комплексы, а также головной офис в Санкт-Петербурге.

Предпосылки проекта

До внедрения ERP-системы SAP на наших предприятиях, мы пробовали внедрить аналогичные системы. Первой такой системой стал BAАN на Санкт-Петербургском картонно-полиграфическом комбинате (СПб КПК). Фактически, в результате этого появилась новая кастомизированная версия системы, доработанная и переписанная специально для КПК, поэтому было принято решение о нецелесообразности дальнейшего тиражирования этой системы.

Также мы пробовали систему Scala и даже удачно реализовали пилотный проект на одном из наших предприятий. Но, к сожалению, систему Scala купили американцы и резко сменили политику компании: они стали более заинтересованы в продажах лицензий, чем во внедрениях. Американцы сменили весь российский менеджмент на свой, что, в свою очередь, резко ухудшило уровень консалтинга, предлагаемого компанией на российском рынке. И в результате мы вынуждены были отказаться от дальнейшего использования этой системы.

В итоге у нас осталось два варианта – это SAP и Oracle. Мы внимательно изучили обе системы и пришли к выводу, что внедрение SAP намного эффективней. Во-первых, SAP – это признанный лидер, эту систему используют около 80% крупных российских предприятий, а также мировые лидеры целлюлозно-бумажной промышленности. А во-вторых, SAP значительно старше и опытней своего конкурента – системы Oracle.

Нашим партнером по внедрению системы стала компания «БДО Юникон Консалтинг». Буквально год назад «Юникон» успешно завершил автоматизацию СУАЛ, крупнейшего российского холдинга по производству алюминия. За год они автоматизировали восемь площадок. Это очень короткие сроки. И работа была проведена, на наш взгляд, блестяще. После того, как мы определились с выбором системы и подрядчика, начались подготовительные работы по внедрению SAP на наших предприятиях.

Детали проекта

Конкретная работа началась в декабре прошлого года. Совместно со специалистами «БДО Юникон Консалтинг» мы сформировали рабочие группы предприятий и утвердили два основополагающих документа: устав и регламент по взаимодействию между участниками проекта. После этого на протяжении двух месяцев проектировщики внедряемой системы ездили по всем объектам, где планировалось внедрить SAP: проводили необходимые исследования, анализировали огромное количество информации, которую им подготовили рабочие группы предприятий, и в итоге разработали модель производственно-хозяйственной деятельности. Затем они провели детализацию этой модели, разработку проектных решений. В течение июля, августа и сентября, на основании проектных решений специалисты «БДО Юникон Консалтинг» совместно с консультантами нашей дирекции занимаются настройкой и всеми необходимыми разработками в системе, чтобы в конце сентября показать ее ключевым пользователям – членам рабочих групп на предприятиях для оперативного тестирования. Вместе мы оценим соответствие готового результата и первоначального проектного решения.

По результатам оперативного тестирования можно будет оценить, в правильном ли направлении движется разработка системы, высказать свои замечания, и в ноябре месяце мы устроим глобальное тестирование на всех четырех объектах внедрения системы, включая наш офис в Санкт-Петербурге.

Тестирование будет закончено в конце ноября, после чего у нас останется месяц для устранения оставшихся замечаний. В конце декабря Управляющий совет проекта должен вынести свое решение о степени готовности системы к продуктивной эксплуатации.

В проекте планируется участие до 60 специалистов «БДО Юникон Консалтинг».

В центральном офисе на этот период будет организован Центр компетенции из ведущих консультантов, которые сейчас проектируют систему и смогут оперативно реагировать на ситуацию, возникающую на каждом из объектов, принимать решения по изменению и вносить изменения в настройки в случае необходимости. Также специалисты вылетят непосредственно на комбинаты, где будет осуществляться поддержка пользователей системы: проведут теоретические и практические занятия с сотрудниками, подготовят их к продуктивному старту системы. В течение первого отчетного периода специалисты «Юникон» будут консультировать пользователей, находясь непосредственно рядом с ними во время текущей работы в системе.

В январе-феврале следующего года все необходимые изменения и доработки будут внесены в систему, и участки будут вести учет, начиная с первого месяца, уже в новой системе. Параллельно использовать старые средства и новую систему мы не планируем. Наша основная цель – сдать до 28 апреля 2007 года в соответствующие органы необходимую внешнюю отчетность юридических лиц, которые входят в проект.

Поскольку речь идет об учете (бухгалтерском, налоговом, международном), то стартовать мы можем только с первого января 2007 года, либо 2008 года, так как в середине года перейти на новую учетную политику, новую отчетную документацию и новую автоматизированную систему очень сложно.

Сложности SAPовская система, как любая система класса ERP такого уровня, достаточно сложная и требует не только настройки системы под предприятие, но и адаптации предприятия под систему.

Три наших комбината – это три абсолютно разные площадки: разное состояние программного обеспечения и учетной политики. Представьте себе десятки тысяч наименований материально-технических ценностей, которые надо привести к единому знаменателю, правильно и однозначно определить и исключить дублирование.

Начиная с этапа проектирования системы, у сотрудников предприятий могут возникать и уже возникают стрессовые ситуации, поскольку люди трудно приспосабливаются ко всему новому: терминам, технологиям, к самой логике работы. Но с этим пока успешно справляются специалисты-консультанты: на этапе согласования документов они проводили практически ежедневные видео- и телефонные конференции, а также пониманию способствовал постепенных переход «от бумажки к системе» – от описания модели ПХД к проектным решениям.

Огромную нагрузку несут сейчас сотрудники рабочих групп предприятий, потому что людям порой приходится работать по 24 часа, учитывая огромный объем материала, связанный с одновременным утверждением методологических стандартов и проектных решений. Трудность заключается и в том, что большинство сотрудников предприятий не имело до этого момента опыта внедрения крупных систем автоматизации такого уровня. Сложностей немало, но мы их не боимся. Мы точно знаем конечную цель и уверены, что находимся на правильном пути. К тому же у системы SAP организована служба поддержки, которая работает 24 часа в сутки семь дней в неделю. Кроме того, нас и в дальнейшем будет поддерживать консультант – «БДО Юникон». Мы имеем свою достаточно сильную команду, которая принимает непосредственное участие во внедрении и сможет оперативно отреагировать на любые «сюрпризы», которые может преподнести такая масштабная эксплуатация системы. Поэтому мы надеемся, что если и будут происходить незначительные сбои, помощь придет быстро. Кроме того, у нас отличная поддержка в лице топ-менеджмента, который осознает всю важность данного проекта для будущего нашей корпорации.

Особенности

Для системы SAP первичный документ – это сразу и логистические, и бухгалтерские проводки, то есть документ вводится в систему всего один раз. Это очень удобно, потому что на всех рабочих местах предприятия будет доступ к одним и тем же «цифрам». Одной из особенностей внедрения SAP является непростое и неоднозначное восприятие новой специфики программного продукта, особенно на тех комбинатах, где изначально автоматизация была более сильная. Например, на предприятии в Братске уже, хоть и не в полной мере, но функционировала ERP-подобная система «Магнат». Этому предприятию, конечно, будет намного легче привыкнуть к новым реалиям, к принципам системы. Но, естественно, что и экраны ввода информации, да и степень детализации информации, находясь на более высоком уровне, будут отличаться от того, с чем раньше привыкли работать люди. На ряде комбинатов бухгалтерам придется привыкать, что, после того как кладовщик введет информацию, все эти данные, все движение по счетам тут же моментально отображаются в бухгалтерии. Осознать и представить, как это все работает, на этапе концептуального проектирования, читая проектные решения, – огромный труд, который ложится на плечи специалистов рабочих групп предприятий.

Но при этом мы прямо говорим: так, как было раньше, больше не будет. В первое время, конечно, возникнут сложности, некоторые неудобства для пользователей. Мы же в свою очередь постараемся минимизировать те неудобства и те сложности, которые возникнут у пользователей при переходе на новую систему. Инфраструктура проекта будет простроена на основе центрального сервера, к которому подключены серверы предприятий. Что касается изменения существующего оборудования, мы устанавливаем терминальный доступ на каждом рабочем месте, а, значит, не будет серьезной нагрузки на компьютеры на рабочих местах и не потребуется масштабных замен. Точное количество техники, которую придется заменить, мы подсчитаем по окончании разработки проектных решений, когда станет окончательно понятен круг автоматизируемых рабочих мест.

Наши комбинаты располагаются на значительном расстоянии друг от друга, на разных часовых поясах. Разница во времени достигает пяти часов, а нам необходимо всегда поддерживать связь. Поэтому сотрудники в Сибири зачастую остаются после работы, чтобы участвовать в совместных видеоконференциях, а наши консультанты в Центре разработки и внедрения системы в Санкт-Петербурге, наоборот, начинают свою работу в семь часов утра. В проектах такого рода очень важно иметь сильный координационный центр. Естественно, в случае, когда существуют альтернативы возможной реализации той или иной операции, того или иного процесса, каждый комбинат отстаивает тот процесс, те принципы, к которым привык именно он. Наша задача здесь – собрать, проанализировать и из всех предложенных вариантов дальнейшего развития ситуации выбрать наиболее приемлемый, полностью отвечающий общей концепции внедрения системы. При этом основная нагрузка и ответственность ложится на руководителя службы заказчика – генерального директора нашего дочернего предприятия «Илим-Учет», за которым в таких спорных ситуациях, в том числе связанных с методологией учета, остается последнее слово.

Перспективы

Мы уже обучили порядка 20 человек, на которых будет сделан серьезный упор в работе над проектом на самих предприятиях. В первую очередь эти люди будут обеспечивать постановку задач и разработку интерфейсов между SAPом и теми АРМами, которые пока у нас остаются на каждом из объектов. Эти люди будут помогать, в том числе, и в написании ряда отчетов управленческого характера, а также в дальнейшем будут развивать систему, дорабатывая необходимые сервисы, упрощая и облегчая работу пользователей. Благодаря новой системе у нас появляется возможность расширить аналитические возможности, более функционально распределить работу бухгалтеров, исключить сверку информации между рабочими местами, как это было между разрозненными АРМами. Будет возможность провести анализ и оптимизацию ролей сотрудников предприятия, которая приведет к более эффективному использованию персонала, перераспределению нагрузки. Внедрение системы SAP дает значительный интеллектуальный и производственный рост для сотрудников. Кроме того, внедрение системы оказывает существенное значение на увеличение рыночной стоимости компании.

Исходя из того практического опыта и знаний, которые мы уже получили, внедряя систему SAP на наших предприятиях, мы можем с уверенностью сказать: есть все предпосылки к тому, что все проекты, запланированные нами на 2007-2008 годы, могут быть успешно реализованы.

Главные наши перспективы – это очень много трудной и интересной работы и получение запланированной отдачи от внедряемой на предприятиях «Илим Палп» ERP-системы SAP.